Collecter

• de nombreux documents sont soumis à des délais légaux de prescription, au bout desquels ils ne peuvent plus servir de preuve. C’est par exemple le cas des dossiers d’entreprises non retenues lors d’une offre de marché public, qui peuvent être éliminés au bout de 5 ans ;
• les informations peuvent parfois se retrouver dans d’autres documents : les factures peuvent ainsi être légalement éliminées au bout de 10 ans, mais la liste des dépenses et recettes se retrouve dans le grand livre comptable.

Les consignes de tri réglementaires sont valables dans tous les services d’archives en France. Pour autant, les pratiques peuvent être différentes d’un service à l’autre.

Ainsi aux AML, les dossiers de carrière du personnel ont tous été conservés depuis ceux créés à la fin du XIX^e siècle et jusqu’à aujourd’hui, alors qu’ils pourraient faire l’objet de tri comme le préconisent les différentes textes réglementaires. En effet, au-delà de leur raison d’être purement administrative, c’est un ensemble cohérent qui peut permettre de faire des recherches sociologiques, généalogiques ou historiques, reflétant des thèmes aussi divers que les anciens et les nouveaux métiers de la fonction publique, l’arrivée des femmes dans l’administration,  les propositions d’emplois pour les populations immigrées, etc. 

Le tri est principalement effectué en amont dans les services lors des opérations d’archivage. Cependant lors du contrôle des arrivées d’archives à conserver, des tris complémentaires peuvent être réalisés par les archivistes. Les dossiers proposés au tri sont listés dans un document appelé bordereau d’élimination, rédigé en 4 exemplaires. Il reçoit 3 visas : celui du responsable du service producteur, celui des AML et celui du directeur des Archives du département du Rhône et de la Métropole de Lyon (ADRML) qui représente l’Etat et exerce un contrôle scientifique et technique sur toutes les archives publiques dans le périmètre du département. 

Pour les archives papier, un contrat est passé avec une société qui garantit une destruction irréversible, sans risque pour les informations contenues dans les dossiers. Les AML travaillent avec une société qui pratique le recyclage de ces dossiers. Pour les archives électroniques, les fichiers proposés à l’élimination sont regroupés dans un répertoire dédié et une fois le visa obtenu, ils sont supprimés par le service producteur ou le service informatique. Dans le cas des bases de données contenant des informations à caractère personnel et définies comme devant être détruites, il est particulièrement important de s’assurer de la bonne gestion des éliminations. 

Le tri des archives publiques est donc très encadré. L’inflation documentaire récente le rend encore plus indispensable, afin de gérer au mieux les espaces de stockage dans les services de la Ville de Lyon et aux AML. Il est naturel que cette pratique suscite des interrogations, voire des inquiétudes, de la part des citoyens comme des historiens. Après tout, de nombreux documents du passé sont étudiés dans des perspectives très différentes de leur but initial. Les archivistes sont conscients de leur responsabilité et dialoguent avec les différents usagers. Il est important d’être le plus transparent possible sur cette pratique et de l’adapter si nécessaire.

Une fois que les documents destinés à être éliminés ont été repérés et mis à part, les services producteurs dressent la liste de ceux qui doivent être conservés : il s’agit du bordereau de versement, qui fera l’objet d’un suivi jusqu’à sa rédaction définitive et sa validation par les archivistes. 

L’archiviste va alors corriger, contrôler et valider ces listes pour lesquelles il devra développer ses capacités d’organisation et parfois de curiosité. Il faut en effet rendre cohérentes et lisibles par des non-initiés des descriptions parfois trop techniques, trop administratives, ce qui l’entraîne souvent à faire des recherches pour mieux comprendre une action administrative ou un contexte historique.

Transférer les documents aux AML

Le transfert des documents est ensuite organisé par les AML, avec l’aide de l’équipe technique. Parfois stockées dans des locaux peu accessibles, les archives nécessitent une bonne forme physique des agents chargés du transfert ! Les AML deviennent responsables dès leur arrivée des documents transférés, regroupés en ensembles cohérents appelés versements. Un versement regroupe plusieurs dossiers d’un même service, sur une période et un sujet définis.

Même s’ils sont bien préparés, tous les versements sont soigneusement contrôlés par les archivistes du service collecte : nombre de boîtes, comparaison entre la description et le contenu, tri complémentaire et importance du classement à prévoir. Les versements passent ensuite à l’étape suivante, de contrôle et de classement.