Classer

Dessin de la salle de tri par Erwann Surcouf

En chiffres

2 560 inventaires sur la salle de lecture virtuelle.
310 385 notices descriptives publiées sur ce même outil.

Le classement, une étape indispensable pour accéder aux archives

Classer pour pouvoir consulter

Une fois toutes les étapes de la collecte achevées, les fonds publics et privés sont classés par les archivistes. Cette étape est indispensable pour les rendre accessibles au public. L’aboutissement en est l’instrument de recherche, qui décrit de manière plus ou moins détaillée les documents. Il permet au chercheur de savoir si tel dossier ou tel document peut l’intéresser. Les fonds en vrac, non classés ou partiellement décrits ne sont pas communiqués en salle de lecture et ne sont pas décrits sur le portail de recherche.

Aux Archives municipales de Lyon (AML), les priorités de classement sont définies selon plusieurs critères : les fonds très consultés qui s’enrichissent chaque année (permis de construire, état civil), ceux qui viennent d’arriver, les plus demandés, les plus fragiles, les ensembles destinés à être numérisés, les reclassements qui permettent de gagner de la place, etc. Pour en savoir plus, voir la rubrique des derniers fonds classés.

Le respect des fonds

Les archives sont classées en fonction de leur provenance : qui les a produites ? Quelles sont les compétences du service producteur ou du donateur ? Quel est le contexte historique ? Cette notion de contexte est fondamentale et nécessite de documenter l’histoire du service producteur, l’évolution de ses dénominations et de ses compétences à travers le temps.

Classer : liasses de documents du fonds Rival de Rouville (159II) extraites d'un sac de toile (2006, non coté)

Le fonds à classer constitue un ensemble cohérent auquel aucun document ne doit être retiré ou ajouté (en dehors du tri : voir la page Collecter). L’ordre initial des documents est respecté dès lors qu’il répond à une logique de production cohérente : les autorisations d’urbanisme sont ainsi classées par année, par nature (permis de construire, déclaration de travaux) puis par numéro, dans l’ordre de dépôt de la demande. L’archiviste doit donc prendre le temps de comprendre cette logique pour intervenir le moins possible, tout en mettant en lumière cette logique par son classement.

La prise en compte du contexte de production et de la logique des fonds permettent aux chercheurs de mieux situer l’intérêt historique des documents. C’est une distinction importante entre le métier d’archiviste et ceux de documentaliste et de bibliothécaire, qui classent en fonction du sujet traité par le document et non en fonction de qui l’a produit. Autre différence importante : les documents d’archives conservés définitivement sont uniques, tandis que la documentation et les ouvrages existent en plusieurs exemplaires.

Pour rechercher efficacement, il est donc nécessaire de comprendre quelles compétences et donc quels services ont pu produire des archives sur la construction d’une école, la réglementation des places et marchés, ou encore un événement culturel. Comme cette connaissance ne va pas de soi, les Archives municipales de Lyon accompagnent les publics dans leurs recherches et proposent des inventaires thématiques en complément des inventaires des fonds.

Le cadre de classement

En France, l’organisation des archives remonte aux années 1830-1840, ce qui a permis de donner des règles communes pour les archives nationales, départementales, communales et hospitalières. Les fonds sont répartis dans un cadre de classement identique pour tous les services d’archives communales, dans lequel les domaines thématiques, les séries, sont symbolisés par une lettre de l’alphabet : une double lettre pour les archives anciennes (antérieures à la Révolution : AA, BB, CC...), une simple lettre pour les archives modernes et contemporaines (postérieures à la Révolution : A, B, C...).

Cependant aux AML, les fonds postérieurs à 1789 sont tous classés en série W ou WP (P pour provisoire), à l’exception des séries 2E (état civil) et I (police, justice, hygiène publique, 1790-1870). Des inventaires par séries sont proposés sur le portail de recherche et en téléchargement.

Ces lettres font partie de ce qui va permettre d'identifier rapidement les documents dans les locaux d'archives et la salle de lecture virtuelle : leur cote. Par exemple : AA/1, EE/11, 2I/38, HD/B/208/1, 17FI/46, etc. Le mode d’écriture de ces cotes dépend du logiciel de gestion des archives : depuis début 2017, les AML utilisent le logiciel Mnesys de la société Naoned.

Classer : repérages dans un fonds de plaques de verres (2017, non coté, cliché Gilles Bernasconi)

Les étapes du traitement

Les fonds classés peuvent être arrivés récemment, mais aussi être repris parfois des années après leur entrée. Ils ne sont pas tous classés de la même manière. Cela dépend de l’état initial du fonds, de sa nature et de ses contraintes de conservation.

Classer : traitement en cours d'un fonds d'urbanisme (2013, non coté, cliché Laurent Vella)

Si certains ensembles de documents arrivent aux Archives avec une logique interne cohérente, il arrive aussi que les dossiers soient mal identifiés, en désordre, voire en vrac. Le travail de l’archiviste consiste alors à décrire et ordonner les dossiers selon un plan de classement, afin de rendre le fonds compréhensible par les chercheurs. Le mode de classement peut être thématique, chronologique, alphabétique ou par typologie de documents. Il arrive souvent que plusieurs modes de classement soient à l’œuvre pour classer un fonds : chronologique puis alphabétique (dossiers de personnel, correspondance reçue et envoyée), typologique puis chronologique (autorisations d’urbanisme, état civil), par ordre d’arrivée pour les documents isolés (petits fonds privés, iconographie), etc. Les documents dont le support et/ou le format imposent de les conserver à part sont souvent regroupés en fin de classement, par typologie (cartes et plans, dessins, photographies).

La description des fonds peut être plus ou moins précise. En fonction du degré de précision, les instruments de recherche portent différents noms :

description à la pièce : inventaires (ce terme est largement utilisé quel que soit le niveau de description), catalogues, index ;
description au dossier : répertoires, bordereaux de versement, guides thématiques ;
description à la boîte : répertoires ou bordereaux de versement, avec un ou plusieurs dossiers par boîte ;
description au niveau du fonds : fiches de fonds, états des versements, guide des fonds, etc.

Selon l’intérêt historique du fonds et le temps disponible, la description peut être complétée par l’historique du producteur et de la conservation du fonds, une bibliographie, des sources complémentaires à ce fonds aux AML et dans d’autres institutions, de l’indexation, des numérisations, etc.

Les fonds sont ensuite conditionnés pour leur garantir de bonnes conditions de conservation : les archivistes ôtent les épingles, trombones, pochettes plastiques et autres pochettes papier de couleur, car tous ces matériaux peuvent dégrader rapidement les documents en cas de sinistre. On privilégie au contraire les matériaux neutres chimiquement, les formats de boîtes adaptées aux dimensions des documents, voire un conditionnement sur mesure : boîte spécifique, meuble à plans, portefeuille, enveloppe en plastique neutre (de type Mylar), etc.

Classer : rangement de liasses dans des pochettes et chemises neutres en cours de traitement (2011, non coté)

La cotation des fonds intervient à la fin du classement. Elle va dépendre de la nature publique ou privée des fonds (série W pour les fonds publics ou II pour les fonds privés aux AML) et de l’ordre de description dans l’instrument de recherche : 2820W/1 désigne ainsi le 1e^r dossier du 2820^e versement d’archives publiques contemporaines aux AML. Cette cote correspond à un ensemble cohérent d’un point de vue intellectuel.

Une fois le classement terminé, l’archiviste détermine si les documents sont communicables, dans le respect des délais définis par le code du Patrimoine. Puis chaque cote est localisée dans le bâtiment des AML afin de pouvoir la retrouver facilement.
Si le fonds ne comporte pas de données soumises aux droits patrimoniaux ou comportant des données personnelles protégées, son instrument de recherche est publié sur la salle de lecture virtuelle : il est prêt à être exploré !

Des normes internationales

Les services d’archives en France travaillent dans un contexte international, afin de pouvoir échanger des informations de manière efficace. Les AML appliquent la norme Internationale Standard Archives Description General (ISAD(G)) pour décrire aujourd’hui leurs fonds, mais cela n’a pas toujours été le cas. Avant le logiciel Mnesys, les AML utilisaient le logiciel Clara qui était structuré différemment. Le transfert des données d’un logiciel à l’autre est complexe, surtout sur de gros volumes de données. C’est pourquoi les descriptions restent à améliorer pour une grande partie des fonds.

L’équipe des AML travaille au quotidien à normaliser les descriptions et à les améliorer, notamment par des mots-clés (indexation). Cette rigueur est indispensable pour intégrer des plateformes comme France Archives, le portail européen des archives, ou encore récemment Wikicommons et bientôt Wikisource.