Les archives en bref
Les archives, de la théorie à la pratique
Les archives sont définies dans l’article L. 211-1 du code du Patrimoine : « Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».
Cette définition très dense mérite quelques précisions.
Les archives sont créées par des personnes physiques ou morales dans le cadre de leurs activités : déclarer une naissance en mairie, construire une école, voter une délibération, gérer une équipe, passer des marchés publics, faire le compte rendu d’une assemblée générale ou encore facturer des clients. Au fur et à mesure de ces activités, les documents s’accumulent et génèrent des dossiers, puis un ensemble cohérent sur cette activité. Les archives se déposent comme des couches géologiques, les unes après les autres, des débuts jusqu’à la fin de l’activité concernée.
Chacun de vous conserve des archives liées à ses activités : carnet de santé, diplômes, fiches de paie, avis d’imposition, factures, photographies, radiographies, résultats d’analyse, etc. Il s’agit d’archives privées, tandis que les documents produits par une personne publique (État, collectivités territoriales, établissements publics) ou un organisme chargé d’une mission de service public (Sécurité social, office HLM, etc.) sont des archives publiques.
Qu’ils soient anciens ou récents, ces documents liés à des activités sont tous des archives dès leur création. Autrefois sur parchemin et papier, les archives sont aujourd’hui électroniques : le procès-verbal d’élection du maire de Lyon Grégory Doucet du 4 juillet 2020 est donc tout autant un document d’archives que la charte sapaudine du 21 juin 1320, qui accorde à la Ville de Lyon le droit de conserver ses archives.
De ce fait, la forme et le support des documents conservés peuvent être très variés : dossiers papier, registres reliés à la Lyonnaise, affiches suspendues dans des meubles à plans verticaux, calques roulés dans des tubes en carton, très grands documents conservés dans des tiroirs, documents hors-norme conservés dans des boîtes sur mesure, maquettes rangées sur de grandes étagères, films, cassettes vidéos et audio, ou encore objets. Voilà de quoi changer d’idée sur les archives !
Pourquoi les conserver ?
L’article L. 211-2 du code du Patrimoine définit 3 buts : « La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».
La première raison pour conserver les archives, c’est d’assurer une continuité dans le suivi d’une activité, qui peut durer dans le temps et concerner de nombreux interlocuteurs. Il peut s’agir par exemple du réaménagement d’un quartier, de la construction et de la gestion d’une crèche, du départ à la retraite d’agents, ou encore de la gestion d’un musée. Les dossiers qui sont créés dans ce cadre restent actifs tant qu’ils sont encore utiles : c’est ce qu’on appelle la durée d’utilité administrative (DUA). Quand les besoins de gestion évoluent ou s’achèvent, les dossiers peuvent entamer leur processus d’archivage.
Les archives ont dès leur origine servi de preuves d’une décision ou d’un droit et c’est encore le cas aujourd’hui. De nombreuses demandes portent sur cet aspect : il s’agit de prouver la légalité de l’acquisition d’un terrain, la conformité du permis de construire d’un immeuble, l’arrêté de création d’un poste dans un service, l’apposition d’une mention marginale à la suite d’un placement sous tutelle, la présence d’enfants cachés pendant la Seconde Guerre mondiale, ou encore l’adresse d’une entreprise à une date donnée.
C’est à l’issue d’un tri raisonné et réglementaire que les archives deviennent une source pour l’histoire. Elles font désormais partie d’un patrimoine conservé de manière définitive, qui est inaliénable et imprescriptible : la vente et l’élimination sont interdites, et tout document public qui aurait été volé ou détourné peut être revendiqué par le service d’archives concerné.
Retrouvez les activités des services d'Archives en France, résumées dans un rapport annuel publié sur le site de France Archives.
Des supports et des formes variées
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Rouleau (rotulus) de papier et parchemin concernant la maîtrise des ports et passages du bailliage de Mâcon (1387, cote : FF/747, pièce 7, cliché Gilles Bernasconi) -
Charte de mariage sur parchemin enluminé de Claude Monin, écuyer et Catherine Torrent (Lyon, église Saint-Nizier, le 9 février 1654, cote : 16FI/305) -
Estampe extraite d'un ouvrage sur les fêtes données pour l'entrée royale de Louis XIII et Anne d'Autriche le 11 décembre 1622 (1623, cote : SM/99) -
Acte de naissance de Tony Garnier, architecte, avec en marge la preuve de sa légitimation (13/08/1869, cote : 2E/546, acte 669) -
Livrets de famille et cartes d'identité de pensionnaires de l'asile Magnin-Fournet (1957-1962, cote : 779WP/4/1) -
Cheveux d'Édouard Herriot recueillis par François Perrin, son coiffeur, insérés dans l'ouvrage Jadis, avant la première guerre mondiale (1948, cote : 5C/32) -
Registres et boîtes de différents formats dans un magasin (2009, non coté) -
Carte géologique de la France au 1:50 000e, n° 698, feuille 30 : Villefranche-sur-Saône (1978, cote : 2S/583, détail) -
Classer : repérages dans un fonds de plaques de verre (2017, non coté, cliché Gilles Bernasconi) -
Affiche du concert expresso du 2 octobre 2009 à l'Auditorium de Lyon (2009, cote : 2682W/37) -
Panneaux sur carton mousse et PVC concernant des projets de réaménagement de quartiers, avant leur départ en numérisation (2019, non coté, cliché Anne Marie Delattre) -
Maquette de l'Opéra par Jean Nouvel (avant 1993, cote : 1459WP/1) -
Maquette du virage du stade de Gerland par Albert Constantin et l'Atelier de la Rize (s.d., cote : 23S/4, détail) -
Portraits des joueurs et drapeaux en bord de Saône pendant la coupe du monde de football (avril 1998, fonds numérique de la direction de l'éclairage public, non coté)
